Comment utiliser Outlook 2016  ? Quelques astuces.

Certains utilisateurs pour converser avec leurs correspondants utilisent comme outil, Yahoo-mail, Google mail, mais d’autres préfèrent encore l’outil bureautique Microsoft Outlook. Outlook est un gestionnaire d’informations personnelles et un client de courrier électronique propriétaire édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office. Mais tous ne savent pas l’utiliser, bien l’utiliser. Voyons quelques facettes Outlook qui pourront rendre votre expérience utilisateur plus riche.

Outlook : Une valeur sûre

Principalement utilisé en tant qu’application windows de courrier électronique, il propose également un calendrier et un gestionnaire de tâche et de contact.

Il peut être utilisé de manière autonome. Mais il peut aussi fonctionner conjointement à Microsoft Exchange Server pour fournir des fonctions étendues pour une utilisation multi-utilisateur dans une organisation, à savoir le partage des boîtes de courriels, des emplois du temps…

La dernière version en date est la version 2016. Elle fait partie de la suite Microsoft Office 2016 et fait partie de l’abonnement à Office 365. Microsoft Outlook 2016 intègre une multitude de nouvelles fonctionnalités dont l’ajout des groupes au lieu des listes de distribution et l’ajout de l’Internationalisation des adresses de messagerie (EAI).

La nouvelle version d’Outlook (Outlook 2016) apporte plusieurs fonctionnalités, parmi lesquelles :

  • Ajout d’une liste regroupant les éléments récents pour la jointure de fichiers
  • Ajout de groupes plutôt que de listes de distribution
  • Ajout des polices Chinoises et Japonaises
  • L’Internationalisation des adresses de messagerie pour envoyer et recevoir du courrier

La recherche a été améliorée pour permettre une utilisation fiable et rapide.

L’objectif de Microsoft était de rendre le client de courrier électronique facile à utiliser, mais les fonctionnalités automatiques incluses sont exploités par de nombreux créateurs de virus par courriel. Le schéma de fonctionnement classique de ces virus est de s’infiltrer dans l’exécution automatique d’un fichier joint pour s’exécuter et puis se répliquer via le carnet d’adresses. Attention donc à vos données, pensez à vous protéger avec un bon programme antimalware.

Utilisation d’Outlook

Outlook est un logiciel d’organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous, ses contacts… Il permet aussi de contrôler l’ensemble des tâches à effectuer et de créer des notes.

Il faut notifier deux stades dans son utilisation :

  • Le paramétrage qui, selon l’utilisation, peut être simple ou complexe.
  • L’utilisation proprement dite, intuitive avec une interface graphique simple.

Configuration d’Outlook

Comme tout programme, Outlook nécessite des ressources de la machine hôte pour fonctionner. La configuration idéale est la suivante :

  • Un ordinateur de type pentium à plusieurs noyaux d’environ 3 GHz avec Windows 10
  • Une mémoire vive entre 4 et 24 Go
  • Un écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050
  • Un ssd (solid state disk) de 128 Mo au moins
  • Un disque dur de 1 Terra
  • Un lecteur Blue Ray ou graveur
  • Une souris Laser 2 boutons + roulette fonctionnelle et de qualité

Installation d’Outlook

Pour installer Outlook, il faut :

  • S’assurer qu’il y a la place suffisante sur le disque dur
  • Lancer Windows
  • Lancer l’installation à partir de : http://office.com/myaccount ou lancer l’exécutable de l’application téléchargé
  • Suivre les instructions qui suivront

L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut (ce que nous vous conseillons de faire).

Comptes Outlook

Compte professionnel

Dans une structure professionnelle, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Presque toujours, cette structure dispose d’un nom de domaine auxquels sont joints les comptes utilisateurs et un serveur Microsoft Exchange.

Compte personnel

Il est toutefois toujours utile, ne serait-ce qu’à titre personnel, de disposer de plusieurs adresses de messagerie. Des comptes gratuits sont proposés par de nombreuses sociétés et permettant de créer une adresse personnelle associée à des services tels que :

  • Microsoft Live, Yahoo (service Yahoo mail)
  • Google (service Gmail)

Compte Microsoft

Pour pouvoir installer les logiciels Microsoft en ligne, il est nécessaire d’avoir un compte Microsoft qui pourrait être lié à une adresse mail personnelle ou non (adresse mail Microsoft). Il permet d’envoyer, recevoir ses mails, d’enregistrer ses rendez-vous, ses contacts…

Après la création de votre compte, vous pouvez toutefois modifier des informations sur celui-ci, le supprimer ou effectuer les opérations dans les paramètres de compte.

Message

Les destinataires peuvent être soit saisis manuellement, soit sélectionnés dans la liste des contacts ; s’ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères. Tout message doit avoir un objet. Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

Une fois le message saisi, il ne reste plus qu’à l’envoyer. Mais avant l’envoi on peut choisir de joindre un fichier. À défaut de partager un fichier avec d’autres, il est souvent aisé d’envoyer le fichier (qui ne pèse néanmoins pas trop) par messagerie. Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé. Bref Outlook fonctionne comme un gestionnaire mail classique, vous ne serez donc pas dépaysé.

Astuces Outlook

Quelques petites astuces vous permettront d’enrichir votre expérience d’Outlook. Vous gagnerez en efficacité, en temps et surtout vous maitriserez certaines subtilités du programme.

Personnalisez votre barre d’accès rapide

La barre d’accès rapide, est représentée par l’étroite bande située tout en haut d’Outlook et constituée de petites icones. En cliquant sur la petite flèche située dans cette barre, vous pourrez choisir d’afficher les raccourcis que vous souhaitez utiliser beaucoup plus. Vous n’aurez plus à perdre votre temps pour chercher dans les dossiers et sous dossiers.

Gérez plusieurs boîtes mails

Regroupez dans une unique interface vos différentes boîtes. Dans le menu Fichier et dans l’onglet Informations, cliquer sur Ajouter un compte. Il ne vous reste plus qu’à entrer les noms, adresse et mot de passe du ou des comptes que vous voulez ajouter. Vous aurez accès à toutes les boîtes que vous aurez incluses, qu’elles soient professionnelles, personnelles ou informelles.

Les raccourcis clavier

Encore un moyen de se simplifier la vie. Quelques secondes vous suffiront à les garder en mémoire (ils facile à retenir, vous en faites pas). En voici les principaux raccourcis utilisés :

  • Ctrl+R : raccourcis pour Répondre
  • Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous s’il s’agit d’un groupe
  • Ctrl+F : Transférer un mail ou un message
  • Ctrl+Entrée : Envoyer, valider
  • Ctrl+N : Ecrire un nouveau message
  • Ctrl+P : Imprimer un document ou un objet

Personnalisez l’affichage de votre boîte de réception

Si vous parcourez l’onglet Affichage, vous trouverez peut-être un ou plusieurs formats de boîte de réception répondants plus à vos besoins. Que vous préférez une organisation horizontale ou verticale, vous pourrez le disposer à votre façon. Faut-il classer les messages par dates ? Ou positionner le calendrier et les tâches ? Autant de choses paramétrables qui vous faciliteront la vie.

 


Article précédent Article suivant